연말 시상식 상패 준비, 담당자가 챙길 순서

연말이 다가오면 회사와 단체마다 한 해를 마무리하는 시상식을 준비합니다. 시상식 담당을 처음 맡으면 상패 주문은 언제 해야 하는지, 무엇을 먼저 정해야 하는지 막막하기 쉽습니다. 이 글에서는 담당자가 챙길 일을 순서대로 정리했습니다.

1단계: 상의 종류와 이름 정하기

먼저 어떤 상을 줄지 정합니다. 상 이름은 상패에 그대로 새겨지므로 이 단계에서 확정하는 것이 좋습니다.

같은 시상식 안에서는 상 이름 형식을 맞추세요. "우수사원상"과 "올해의 우수 사원상"이 섞이면 보기에 어수선합니다.

2단계: 수상자 명단을 표로 정리하기

수상자가 정해지면 아래 항목을 한 표에 정리합니다. 이 표를 그대로 보내면 시안 작업이 빨라집니다.

• 상 이름
• 수상자 성함(한자 표기가 필요하면 함께)
• 소속과 직함
• 수상 사유를 담은 문구(필요한 경우)
• 날짜와 수여자(회사명, 대표이사 성함)

성함과 직함은 인사 자료를 보고 옮겨 적는 것이 안전합니다. 연말에는 승진 인사와 시상식이 겹치는 경우가 있어, 직함을 인사 발령 전 기준으로 쓸지 후 기준으로 쓸지도 미리 정해 두세요.

3단계: 디자인 통일하기

시상품은 같은 시리즈로 맞추면 무대에서 정돈되어 보입니다.

1. 상의 등급에 따라 크기만 다른 시리즈를 고릅니다.
2. 회사 로고 원본 파일을 준비합니다.
3. 문구 틀을 하나 정하고, 상 이름과 수상자만 바꿉니다.

근속상처럼 매년 반복되는 상은 올해 고른 디자인을 기록해 두면 내년 준비가 훨씬 쉬워집니다.

4단계: 주문과 시안 확인

주문한 뒤에는 시안을 받아 확인합니다. 이 단계에서 꼼꼼할수록 행사 당일이 편합니다.

• 성함 한 글자씩 다시 보기
• 상 이름과 수상자가 맞게 짝지어졌는지 보기
• 날짜 형식과 대표이사 성함 확인
• 로고 색과 위치 확인

여러 개를 한꺼번에 주문하면 시안도 여러 장입니다. 명단 표와 시안을 나란히 놓고 한 줄씩 확인하는 방법을 권합니다.

5단계: 행사 당일 준비

• 상패를 시상 순서대로 정리하고 번호표를 붙여 둡니다.
• 시상자가 들기 쉽도록 무거운 트로피는 받침대나 쟁반을 준비합니다.
• 상장이 함께 나간다면 상장 케이스와 짝을 맞춰 둡니다.
• 사진 촬영을 위해 상패 앞면의 지문과 먼지를 닦아 둡니다.

자주 묻는 질문

수상자가 행사 직전에 정해지면 어떻게 하나요?

상 이름과 디자인, 문구 틀을 먼저 확정해 두고 수상자 이름만 나중에 보내는 방법이 있습니다. 미리 상담해 두면 명단이 확정되는 대로 시안을 빠르게 받아 볼 수 있습니다. 다만 일정이 빠듯해질 수 있으니 명단 확정일을 가능한 앞당기는 것이 좋습니다.

트로피와 상패 가운데 무엇을 고를까요?

무대에서 들어 올리는 장면이 중요하다면 트로피가, 받는 분이 책상에 두고 오래 볼 기념이라면 상패가 어울립니다. 대상이나 팀상은 트로피로, 개인 근속이나 공로는 상패로 나누는 회사도 많습니다.

예산이 부족하면 무엇부터 줄이나요?

모든 상의 시상품 크기를 줄이기보다, 대상처럼 상징적인 상은 그대로 두고 나머지를 같은 시리즈의 작은 크기로 맞추는 방법을 권합니다. 시상식 전체의 격은 지키면서 예산을 조절할 수 있습니다.

근속상은 몇 년 단위로 주나요?

회사마다 다르지만 5년, 10년, 20년, 30년처럼 끊어서 주는 곳이 많습니다. 근속 연수에 따라 상패 크기나 소재를 한 단계씩 올리면 오래 일한 분의 의미가 더 잘 드러납니다. 올해 대상자 명단은 인사 자료에서 입사일 기준으로 뽑아 두면 빠뜨리지 않습니다.

일정은 거꾸로 계산하세요

연말은 주문이 몰리는 시기입니다. 제작 기간은 상품마다 다르니 상품 페이지에서 확인하고, 시상식 날짜에서 거꾸로 계산해 명단 확정일과 주문일을 정해 두세요. 수상자 발표가 늦어진다면 디자인과 문구 틀만 먼저 확정해 두는 것도 방법입니다.

시상식용 상품은 대회·시상식 트로피와 재직·근속 기념패에서 더 볼 수 있습니다.